Success stories
Une grande Banque mondiale confrontée à des contraintes réglementaires
Copie numérique des droits SAP
Gestion de ses organigrammes et ses transformations organisationnelles
Rationaliser les données du référentiel fournisseur
HSBC a sollicité ROK Solution sur une problématique d’accès et de conformité liée à des procédures obsolètes dans un environnement hautement règlementé. Aucune solution du marché ne pouvait faire face à des environnements bancaires complexes.
Les procédures étaient illisibles engendrant des taux d’erreurs et d’ajustements manuels coûteux.
d'ici 2020, et la plus grande d'Europe
en France
en France
Avant de déployer la solution SAP à l’international, Elis souhaitait garantir une gestion particulièrement rigoureuse et sécurisée des accès aux applications. Avec des données hautement critiques disponibles sur SAP, Elis recherchait une solution capable de gérer à elle seule les droits de gestion des accès, de définir un cadre fonctionnel sur les rôles organisationnels et systémiques et de garantir la conformité.
Les clients SAP sont particulièrement exposés à cette déconnexion en raison de la complexité de SAP IDM.
Groupe international avec une stratégie de croissance externe intense
En 5 ans, Elis est passé de 16000 à 45000 collaborateurs
Présence dans 28 pays avec 400 sites de production
Novares a sollicité ROK Solution sur une problématique de manque global de visibilité des mouvements et une difficulté croissante à garder le contrôle sur l’organisation en raison de sa stratégie d’acquisition.
Les équipes RH et IT devaient faire face à un manque de visibilité de l’organisation, des droits d’accès incontrôlables et des applications cloisonnées ne prenant pas en compte l’entreprise dans son ensemble.
De chiffre d'affaires en 2019
En moyenne, ⅓ des véhicules produits dans le monde sont équipés de solutions Novares
avec 43 usines de production
Avant la mise en œuvre de ROK, chaque entité indépendante créait les fichiers de ses fournisseurs dans l’ERP avec un niveau de qualité inégal.
Transdev s’est rendu compte que la qualité des données gravement dégradée ne répondait pas aux normes du contrôle interne et des audits financiers. Cela entravait son initiative «Procure-to-Pay».
du marché de la mobilité
de revenu
Présent dans 17 pays
Comptes et procédures certifiés
Aucune dépendance informatique pour mettre à jour les workflows
Risque financier et juridique de fraude et conformité maîtrisé
1Quand la conformité devient l’affaire de tous
Aujourd’hui chez HSBC, ROK gère l’accès à
7,000 agents
- Front-office et back-office
- Gestionnaires (réglementaires, juridiques)
- Propriétaires de processus
Autour d’un référentiel unique de la banque
1300 procédures commerciales
- Faciliter le respect des obligations réglementaires imposées par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution
- Pour les équipes de banque de détail (RBWM), banque d’entreprise (CMB), banque privée et assurance
- Plus de 1300 procédures auxquelles sont joints plus de 2000 documents décrivant les opérations réalisées en succursale, au siège et dans les back offices offshore (Pologne, Inde, Egypte)
2Tout cela dans une seule interface utilisateur moderne ROK
Prise en compte des droits des 7000 collaborateurs à visualiser les contenus, en fonction de leur lien organisationnel, ou de leur périmètre de responsabilité.
Cartographier et documenter les procédures commerciales
Décomposer les procédures en tâches
Moteur de recherche puissant
3La mise en œuvre de ROK a été récompensée

1er Prix du «Trophée Finance Innovation»
en raison de son soutien unique au pilier II de Bâle III.
«Cette société développe une activité extrêmement importante pour la place financière et sera au service des entreprises bancaires et financières dans leur travail. Voici les raisons qui ont conduit à ce choix [de donner le trophée à ROK Solution]. »
Arnaud de Bresson, Finance Innovation, CEO
Rendre le référentiel accessible aux auditeurs
Enregistrement
ROK enregistre chaque action effectuée par les utilisateurs autorisés à modifier le contenu.
Gestion des versions
Les procédures sont versionnées à chaque publication facilitant l’application des bonnes pratiques ISO 9001.
Accès gratuit au référentiel
Les auditeurs internes et externes ont libre accès au référentiel, offrant un cadre d’audit transparent qui va au-delà des exigences de Bâle III.
Vérifiez facilement l’évolution
Les auditeurs peuvent facilement vérifier l’évolution des activités de la banque conformément à l’évolution de la réglementation.
Contrôle continu
Le processus de publication, impliquant des collaborateurs clés, offre un contrôle continu adapté à l’organisation interne de la banque.
Un gage de transparence
Les 1 300 procédures du référentiel sont régulièrement auditées, tant par les auditeurs internes que par les auditeurs de l’ACPR. Une garantie de transparence au-delà des exigences des autorités de contrôle bancaire.
Contrôle à l’épreuve du temps sur l’organisation
Préparez-vous à un lancement SAP international réussi
Maîtrisez les risques financiers et juridiques de fraude et de conformité
Gérez les rôles composites dans les applications SAP
SAP a toujours offert des fonctionnalités dans SAP IDM qui prétendent permettre aux équipes de service et de conformité de gérer des rôles composites dans les applications d’entreprise SAP.
Contrebalancez une interface SAP IDM fastidieuse
L’interface qui gère ces rôles composites est si fastidieuse à utiliser que les équipes commerciales ne peuvent pas les gérer correctement.
1Accès contrôlé à SAP
À travers son projet de gestion des accès, Elis avait pour objectif d’automatiser les accès SAP de manière sécurisée. Ainsi, toute embauche, mutation ou départ d’un salarié doit faire l’objet d’une mise à jour automatique de son accès applicatif dans le cadre de ses responsabilités.
Au cours de son déploiement international de plus de
200 sites
- Accès SAP standardisé par Elis via ROK
- Afin de responsabiliser les entreprises
- Information sécurisée
- Réduction des coûts
- Et une maintenance simplifiée au fil du temps
Pour ce faire, Elis a tout structuré dans le cadre de ROK
Un annuaire décrivant
- L’organisation
- Les positions
- Et responsabilités
2En fonction des mouvements de personnel, ROK génère automatiquement des droits d’accès
en utilisant les workflows de validation et la technologie RPA.
Tous les accès SAP sont provisionnés et supprimés automatiquement
Suivre les règles RH strictes
gérées par ROK.
Tout est désormais géré par les équipes RH
qui attribuent des fonctions que le propriétaire du processus métier valide.
L’accès est traité côté entreprise
ce qui représente une amélioration importante.
Elis convient que ROK est impressionnant
quand on connaît le SAP ERP et l’effort lié à la maintenance manuelle du processus d’autorisation dans les organisations décentralisées et complexes.
Accès organisationnel et SAP instantanément
De plus, l’organigramme du groupe alimente instantanément l’accès SAP, ne laissant aucune place aux écarts ou aux droits périmés.
3«Nous espérions ce niveau d’automatisation, mais nous n’avons pas osé l’imaginer.»
Virginie Trojman, responsable des applications de gestion, Elis.
Aujourd’hui, ROK gère cet effort avec des robots qui attribuent des autorisations de manière sécurisée sur des zones restreintes
Rentable
Les entités sont intégrées en quelques semaines et non en quelques mois.
Sécurisé
Il y a un contrôle total sur la gestion des accès et les exigences de conformité et le coût de déploiement est réduit à son minimum grâce à ROK.
Facile
Sans avoir besoin de connaître le fonctionnement spécifique de SAP, ROK donne à Elis une application pré-configurée et pratique qui lui permet de gérer rapidement et en toute sécurité ses droits d’utilisateur.
Contrôle à l’épreuve du temps sur l’organisation
Préparez-vous à une fusion réussie
Risque financier et juridique de fraude et conformité maîtrisé
1Maîtrisez toute l’organisation
Avec ROK, Novares gère
6,000 collaborateurs
- Dans 43 sites et 23 pays
- Modélisé ses processus d’entrée / sortie
- Sa mobilité et ses droits
Novares maîtrise en temps réel
le rôle de chacun
- ROK garantit la conformité et le contrôle en liant les rôles et les responsabilités aux droits d’accès
- Mecaplast a ainsi pu facilement préparer sa fusion avec KeyPlastics pour créer la marque Novares
2ROK garantit l’intégrité de l’organisation
référentiel pour contrôler les processus.
Organigramme
tenant compte des vues fonctionnelles et hiérarchiques.
Organigrammes (procédures)
Qui sont le support dynamique pour l’exécution des processus métiers.
Vues filtrées
peut-être personnalisé pour afficher les BU, les secteurs d’activité, les pays, etc.
Formulaires
Processus
3Création d’un environnement de projet collaboratif
ROK offre aux équipes projets les moyens de fédérer l’écosystème des parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise, métier, informatique, sous-traitants.
Un bureau numérique partagé
disponible à tout moment dans le cloud.
Tâche de projet
Répartition simple et intuitive des tâches de projet.
Équipe projet
Facilitez la collaboration d’équipe de projet distribuée.
GANTT
Suivi de l’avancement du projet.
E-learning et gestion du changement
GED
Documentation intégrée.
Aujourd’hui, Novares maîtrise totalement son organisation et se sent à l’aise avec ses plans ambitieux de croissance continue grâce à ROK
Conception d’applications par entreprise
avec des processus, des procédures, des formulaires.
Aide aux équipes projet dans la phase de conception
Accompagnement des utilisateurs dans la phase de production
Moteur de règles en langage naturel de ROK
Facilitation du passage du cahier des charges à une application opérationnelle.
Représentation graphique
Structuration de la réflexion et la communication entre divers groupes d’acteurs.
En quelques clics, un cahier des charges devient une application
Les 5 applications créées par les équipes RH de Novares représentent environ 3000 règles définies à partir des spécifications détaillées qu’elles souhaitent mettre en œuvre.
Entrée de données fournisseur cohérente et sécurisée
Préparation réussie à une initiative d’achat à payer
Risque financier et juridique de fraude et conformité maîtrisé
1Rationaliser les données du référentiel fournisseur
En utilisant l’interface no-code de ROK
Transdev a créé
- une application de workflow d’approbation approfondie pour chaque demande de création de nouveau fournisseur
- Un formulaire dédié est maintenant poussé vers l’utilisateur
- avec des champs spécifiques qui sont automatiquement vérifiés en temps réel (enregistrement RCS, contrôle de l’activité de l’entreprise, délais légaux de paiement imposés, TVA, etc.)
- Toute la documentation obligatoire doit être remplie ou jointe à la demande de référence fournisseur à traiter par l’approbateur concerné
Ce processus rationalisé contribue à la
conformité des données et au contrôle interne
- Cela a permis à Transdev de mettre en œuvre avec succès un processus d’approvisionnement au paiement
- L’application ROK gère l’ensemble du processus de validation du fournisseur
- traitant plus de 1000 demandes par mois
2Reconnaissance automatique de l’IBAN via ROK ARP
Utilisation des capacités OCR et RPA de ROK
Transdev a pu construire un bot
qui extrait l’IBAN des documents de référence joints du fournisseur.
IBAN validé et saisi dans l’ERP
ROK vous permet d’intégrer rapidement et intuitivement les capacités RPA et OCR
A n’importe quelle étape
Du processus de workflow.
Conforme et certifié
Aujourd’hui, le processus de création des fournisseurs est conforme et certifié par des auditeurs.