Quand l’organisation change, les workflows suivent.
Novares s’appuie sur ROK pour relier l’organisation réelle aux processus du cycle collaborateur.
Cas client
Cycle collaborateur · Organigramme vivant · Workflows RH
Recrutement, arrivée, mobilité, départ, changement organisationnel ou contrat temporaire : chaque événement identifie les bons responsables et déclenche les validations, les tâches, les moyens et les mises à jour nécessaires dans les outils existants.
11 workflows du cycle collaborateur sont aujourd’hui en production, pilotés depuis le même socle organisationnel.
- Mouvement collaborateur
01
- Organisation réelle
02
- Validations
03
- Actions
04
- Outils et preuves
05
Une organisation qui doit rester lisible
malgré les transformations
Novares conçoit et fabrique des composants et systèmes techniques pour l’industrie automobile. À cette échelle, une évolution de l’organisation peut concerner plusieurs pays, sites, directions, responsables et systèmes d’information.
1,1 Md€
de chiffre d’affaires en 2025
17 pays
sur plusieurs continents
33
sites de production
12 + 14
centres de R&D et centres de service client
La question n’est donc pas seulement de tenir un organigramme à jour |
Il faut également s’assurer que les responsabilités, les validations, les moyens de travail et les processus suivent chaque changement.
ROK chez Novares
Un déploiement
à l’échelle internationale
12 000
employés couverts par le périmètre ROK
26 pays
dans le périmètre déployé
30
organigrammes pilotés dans ROK
100 flux/m
orchestrés sur la plateforme
Les principaux défis étaient les suivants :
Une visibilité organisationnelle insuffisante
Des organigrammes difficiles à maintenir face aux évolutions permanentes du groupe.
Des circuits de validation complexes
Le bon valideur dépend du poste, du site, de la business unit, du métier et du type de mouvement.
Des processus RH et IT dispersés
Chaque arrivée, mobilité ou départ pouvait mobiliser plusieurs équipes et plusieurs outils.
Une fusion à absorber
Les structures et règles de fonctionnement des deux groupes devaient être rapprochées sans perdre la maîtrise des responsabilités, des moyens et des accès.
Il fallait représenter une organisation à la fois hiérarchique et fonctionnelle, harmoniser les circuits de décision et faire en sorte que les mouvements collaborateurs soient immédiatement compris par les processus et les systèmes sous-jacents.
Plus qu’une représentation,
un référentiel opérationnel
ROK peut ainsi représenter une organisation conventionnelle, matricielle ou hybride et proposer différentes vues selon le pays, le site, la BU, la direction ou le métier.
Chez Novares, l’organigramme ne décrit pas uniquement la hiérarchie, mais relie :
les sociétés, pays et sites ;
les postes et collaborateurs ;
les responsabilités ;
les moyens associés ;
les business units et directions ;
les rattachements hiérarchiques et fonctionnels ;
les centres de coûts et de profits ;
les règles de validation.
Cette organisation permet de répondre immédiatement à cinq questions :
01
Qui occupe quel poste ?
02
Qui exerce quelle responsabilité ?
03
Qui doit intervenir ou valider ?
04
Quelles ressources doivent être attribuées ou retirées ?
05
Quels outils doivent être mis à jour ?
Les organigrammes deviennent alors le support dynamique des processus, et non de simples dessins.
1
Événement RH
2
Contexte organisationnel
3
Valideurs
4
Actions
5
Systèmes
Ce retour rassure sur un point important : ROK n’impose pas un nouveau modèle d’organisation.
La plateforme traduit le modèle défini par l’entreprise en organigrammes, règles, responsabilités et workflows opérationnels.
Le déploiement s’est construit
progressivement
Au lancement, cinq applications RH structurantes ont été mises en place, représentant environ 3 000 règles métier, toutes reliées au même référentiel de postes. de responsabilités. de rattachements.
REQ
Demande et validation d’un recrutement.
IN
Arrivée et onboarding d’un collaborateur.
MOVE
Mobilité ou changement de poste.
OUT
Départ d’un collaborateur.
ORG Change
Création, modification ou suppression d’un poste.
Lancement
01
6 000 collaborateurs
40 sites
21 pays
1 300 postes modélisés
Périmètre élargi
02
12 000 employés
26 pays
30 organigrammes
1 000 flux par mois
7 applications
1 million de données suivies
Aujourd’hui
03
11 workflows du cycle collaborateur en production
Onboarding · Mobilités · Départs · Export SIRH · Contrats temporaires
Le workflow orchestre chaque mouvement
de bout en bout
01
Un événement est déclaré
Une demande de recrutement, une arrivée, une mobilité, un départ ou une modification organisationnelle est initié.
02
Le contexte est récupéré
ROK identifie le collaborateur, le poste, le site, la société, la BU, les managers et les responsabilités concernés.
03
Les bons acteurs sont déterminés
Les liens hiérarchiques et fonctionnels permettent de transmettre la demande aux responsables correspondant au contexte réel.
04
Les validations et tâches sont déclenchées
Les RH, les managers, l’IT et les responsables des moyens reçoivent les actions qui leur correspondent.
05
Les outils sont mis à jour
Le collaborateur, son poste, ses moyens, ses comptes et les informations utiles sont actualisés selon le mouvement.
06
Le parcours reste traçable
Les validations, refus, commentaires, changements et confirmations restent visibles dans le suivi du processus.
Le changement organisationnel devient un événement opérationnel partagé entre les équipes.
Ce que les
workflows
gèrent concrètement
Du recrutement au départ, chaque mouvement suit les règles, validations et actions liées au contexte réel de l’organisation.
REQ - Demander et valider un recrutement
La demande part d’un poste existant dans le référentiel.
Selon le pays, le site, la fonction et la nature du poste, ROK identifie le manager, le RH du site, le responsable métier, le contrôleur financier, le directeur de BU, la DRH Groupe et, lorsque cela est nécessaire, la direction générale.
Une fois la demande validée, le workflow d’arrivée peut être lancé pour les recrutements concernés.
IN - Préparer l’arrivée du collaborateur
Les informations du poste sont reprises dans le formulaire d’arrivée et les moyens standards associés sont affichés.
Les éventuels moyens supplémentaires suivent le circuit de validation adapté. Les responsables concernés reçoivent ensuite leurs tâches et, une fois l’arrivée confirmée, le collaborateur est créé et affecté à son poste dans ROK.
MOVE - Faire suivre chaque mobilité
ROK rapproche le poste actuel et le poste cible afin de déterminer les managers, les responsables, les validations et les moyens concernés.
Le workflow coordonne le retrait des ressources liées à l’ancien poste, l’attribution de celles du nouveau poste et la mise à jour du collaborateur à la date effective du mouvement.
OUT - Sécuriser le départ
Le RH vérifie d’abord s’il s’agit réellement d’un départ ou d’une mobilité.
Une mobilité déclenche le workflow MOVE. Un départ déclenche les tâches de récupération des équipements, de traitement des comptes et de mise à jour du collaborateur dans ROK.
ORG / CHANGE / TEMP - Faire évoluer l’organisation
La création, la modification ou la suppression d’un poste suit un circuit de validation tenant compte des dépendances avec les processus existants.
Les situations temporaires restent elles aussi reliées à un poste, une durée, des responsabilités et des actions précises.
Le workflow identifie le bon valideur
parce qu’il connaît l’organisation
Dans un outil classique, le demandeur doit souvent sélectionner lui-même les personnes auxquelles transmettre sa demande.
Chez Novares, le circuit peut être construit à partir du poste et de ses rattachements : |
Demandeur
01
Manager
02
RH site
03
Responsable métier
04
Contrôleur financier
05
Directeur de BU
06
DRH Groupe
07
Les étapes réellement utilisées dépendent du mouvement, du poste, du site, de la BU et des règles définies par l’organisation.
Lorsqu’un responsable ou un rattachement change, le circuit peut évoluer sans devoir reconstruire manuellement la logique dans chaque processus.
Le workflow ne suit pas une liste figée.
Il suit la structure réelle de l’entreprise.
Vous gérez les mêmes mouvements sur plusieurs sites ou plusieurs pays ?
Prenez une arrivée, une mobilité ou un départ réel. En 30 minutes, nous identifions les acteurs, les validations, les outils et les actions qui devraient suivre automatiquement.
Plusieurs conséquences sont orchestrées
depuis le même mouvement
Une évolution organisationnelle peut ainsi déclencher plusieurs actions coordonnées sans demander à chaque équipe de reconstruire le contexte.
01
Données organisationnelles
Le collaborateur, son poste, ses rattachements et ses responsabilités sont mis à jour dans le référentiel commun.
02
Équipements et moyens
Ordinateur, station de travail, téléphone, messagerie ou moyens de services généraux peuvent être attribués, modifiés ou récupérés selon le poste.
03
Comptes et accès
Les informations organisationnelles peuvent alimenter les droits, les règles et les annuaires connectés.
04
Communications
Les managers et responsables reçoivent les notifications correspondant à leur rôle dans le parcours.
05
Listes de distribution
ROK peut affecter ou retirer automatiquement un collaborateur des listes Outlook selon les mouvements IN, CHANGE ou OUT, tout en conservant le fonctionnement natif de la messagerie.
06
Preuves
Chaque demande, validation, commentaire, refus et mise à jour peut être retrouvé dans le suivi du workflow.
Chaque demande reste visible
jusqu’à sa finalisation
Les équipes suivent chaque mouvement, ses validations et ses éventuels points de blocage depuis une même vue.
Le tableau de suivi réunit dans une même vue les différentes familles de workflows :
REQ · MOVE · CHANGE · OUT · ACTING · ORG · TEMP
Pour chaque demande, les équipes peuvent identifier :
le mouvement concerné ;
les étapes déjà réalisées ;
les acteurs qui doivent encore intervenir ;
les refus ou points de blocage ;
la confirmation finale.
ROK – suivi des recrutements, mobilités, départs et changements organisationnels par acteur et par étape.
Des résultats concrets
à l’échelle du groupe
ROK ne traite pas uniquement un workflow ou un organigramme isolé. La même organisation sert de contexte aux responsabilités, aux circuits de décision et aux mouvements collaborateurs.
24 h
Des validations ramenées à 24 heures
Certains processus RH qui demandaient auparavant plusieurs semaines peuvent désormais être validés en une journée.
Des responsabilités plus claires
Les équipes savent qui occupe chaque poste, exerce chaque responsabilité et doit intervenir dans une décision.
Des mouvements mieux coordonnés
RH, managers, IT et responsables des moyens agissent à partir du même événement et du même contexte.
Organisation plus agile
Les postes, rattachements et circuits de décision évoluent tout en conservant la cohérence des workflows existants.
Une meilleure capacité d’intégration
Le référentiel commun facilite l’intégration de nouvelles structures et l’harmonisation des pratiques du groupe.
Relier les outils existants
à une même organisation réelle
ROK complète le SIRH, les annuaires, la messagerie, les solutions IT et les applications métier en leur fournissant un contexte organisationnel commun.
SIRH
Le SIRH peut rester la source des données RH.
↔ ↔
↕ ↕
ROK Solution
↔ ↔
↕ ↕
Annuaires
Les annuaires, la messagerie, les solutions IT et les applications métier conservent leurs fonctions.
Selon l’architecture retenue, ROK peut recevoir un mouvement depuis le SIRH ou constituer le point de départ du parcours avant d’envoyer les informations aux systèmes concernés.
Le déploiement peut commencer par un premier flux prioritaire, puis s’étendre progressivement à d’autres mouvements, populations ou outils.
L’objectif n’est pas de reconstruire le système d’information.
L’objectif est de permettre aux outils existants de suivre la même organisation réelle.
Vos mouvements suivent-ils vraiment l’organisation ?
En 30 minutes, partez d’un cas réel pour identifier les ruptures entre organisation, validations, actions et outils.
Déclencheur → Organisation → Valideurs → Actions → Outils → Preuves
En savoir plus : Automatisation du cycle de vie collaborateur
Les réponses aux questions les plus fréquentes sur le périmètre, le déploiement et le fonctionnement de ROK chez Novares.
ROK remplace-t-il le SIRH ?
Non. Le SIRH peut rester la source des données RH. ROK relie ces données à l’organisation, aux workflows, aux responsables et aux outils qui doivent agir lorsqu’un mouvement est enregistré.
Comment ROK détermine-t-il les bons valideurs ?
ROK utilise le poste, le site, la business unit, les rattachements hiérarchiques et fonctionnels ainsi que les règles définies par l’organisation.
Quels processus sont couverts chez Novares ?
Le déploiement couvre notamment les demandes de recrutement, les arrivées, les mobilités, les départs, les changements organisationnels, les situations temporaires et l’export vers le SIRH.
ROK peut-il représenter une organisation matricielle ?
Oui. ROK peut combiner les liens hiérarchiques et fonctionnels ainsi que les structures par BU, direction, site, pays ou métier.
Le déploiement doit-il couvrir immédiatement tous les processus ?
Non. Il peut commencer par un mouvement prioritaire, puis être étendu à d’autres workflows et systèmes à partir du même référentiel organisationnel.
Les décisions et validations restent-elles traçables ?
Oui. Les étapes, acteurs, commentaires, validations, refus et mises à jour peuvent être historisés afin de faciliter le suivi et les contrôles.