Dans la majorité des entreprises, l’organisation bouge en permanence : recrutements, mobilités internes, réorganisations, créations de pôles, changements de responsabilités, prestataires qui arrivent et repartent…
Le problème, c’est que les accès, les responsabilités et les processus ne suivent pas toujours au même rythme.
Résultat :
- des onboardings où l’on “bricole” les droits au dernier moment,
- des mobilités où l’on cumule les anciens et les nouveaux accès,
- des départs où l’on oublie des habilitations,
- une organisation “sur le papier” (SIRH / Excel / slides) qui ne reflète plus l’organisation “réelle”,
- et une gouvernance des accès (IAM / IGA) qui devient difficile à maintenir sans effort manuel.
Avec ROK Solution, l’objectif est clair : faire de l’organisation un socle vivant, à jour et actionnable, afin que les processus et les accès suivent naturellement les postes.
Dans cet article, on vous explique comment ROK aborde la gestion des organigrammes, le “who’s who” (qui fait quoi), et le cœur organisationnel (“organizational core”) qui permet d’orchestrer à la fois les workflows et la gouvernance des accès.
1) Le point de départ : l’organisation change… mais le reste ne suit pas
Dans les faits, la plupart des organisations gèrent encore l’alignement postes ↔ responsabilités ↔ accès de façon partiellement manuelle :
- des structures RH à jour… mais sans traduction opérationnelle directe dans les processus,
- des organigrammes statiques (exportés), rapidement obsolètes,
- des habilitations traitées “à la demande” par tickets, messages, relances,
- des référentiels éclatés (sites, entités, métiers, prestataires) sans vision unifiée.
Pourtant, c’est exactement ce que l’entreprise attend :
- une vision claire : qui est dans quel poste, sur quel site, dans quelle entité, avec quelles responsabilités,
- une exécution fiable : chaque étape d’un processus a un responsable identifié,
- une sécurité maîtrisée : les droits suivent les mouvements (arrivée / mobilité / départ),
- une traçabilité : qui a fait quoi, quand, avec quel niveau de responsabilité.
C’est là que la notion de cœur organisationnel devient essentielle.
2) L’Organizational Core : le socle qui aligne RH, organisation et opérations
ROK permet de modéliser l’ensemble de l’écosystème organisationnel :
- collaborateurs,
- postes,
- sites,
- sociétés / entités,
- groupes,
- prestataires.
Ce socle sert à construire un who’s who opérationnel : une représentation fiable de l’organisation telle qu’elle fonctionne réellement, pas seulement telle qu’elle est décrite dans un document.
Synchronisation SIRH et annuaires
Dans ROK, cette organisation peut être centralisée et synchronisée avec les outils clés du système d’information, notamment :
- le SIRH (référence RH),
- les annuaires et solutions IAM / IGA (référence identité et droits),
- les outils ITSM (référence opérationnelle pour les demandes, tickets et changements),
afin de rester à jour en continu, d’aligner organisation, processus et accès, et de limiter toute rupture entre la réalité RH, la réalité opérationnelle et la réalité du SI.
3) Gestion des organigrammes : des vues dynamiques et multi-critèrest
Une fois la base organisationnelle posée, l’enjeu n’est pas seulement d’afficher “un organigramme”. L’enjeu, c’est d’avoir les bonnes vues pour chaque usage :
- une vue hiérarchique classique,
- une vue par site,
- une vue par entité,
- une vue par métier,
- une vue transverse (liens fonctionnels, relations opérationnelles, coordination multi-sites),
- une vue filtrée selon les besoins (population, périmètre, direction, structure…).
ROK permet ainsi de visualiser des organigrammes dynamiques, avec :
- des vues multi-critères,
- des liens hiérarchiques et transverses,
- une lecture claire de l’organisation pour piloter le quotidien, les changements et la conformité.
👉 Pour en savoir plus sur ce sujet :
Pourquoi c’est déterminant
Parce qu’en entreprise, ce n’est pas “la personne” qui devrait porter la gouvernance : c’est le poste.
- Les personnes changent (arrivée, mobilité, départ).
- Les responsabilités évoluent (réorganisation, nouveaux périmètres).
- Les outils et données évoluent (nouveaux applicatifs, nouveaux référentiels, nouvelles règles).
➡️ Le poste est le meilleur point d’ancrage pour garder le contrôle.
5) Workflows no-code : responsabilités et traçabilité rattachées aux postes
Une fois les postes structurés, les workflows (workflows, BPM, BPA, RPA selon les cas) peuvent s’appuyer dessus de manière naturelle.
Chaque étape d’un processus est rattachée à un ou plusieurs postes identifiés.
Résultat :
- on sait qui fait quoi,
- à quel moment,
- avec une traçabilité claire des actions et responsabilités,
- et une cohérence stable même si les collaborateurs changent.
Ce principe est particulièrement puissant pour des processus transverses comme :
- onboarding / offboarding,
- demandes d’accès et habilitations,
- circuits de validation multi-sites,
- conformité / qualité,
- gestion de référentiels,
- coordination d’équipes entre entités.
6) Gouvernance des accès : les accès suivent le poste
Lorsque le poste est la référence, la gouvernance devient beaucoup plus robuste.
Le poste devient la référence pour les accès, donc :
- Arrivée : un collaborateur rejoint un poste → les accès associés peuvent être attribués selon les règles de gouvernance.
- Mobilité : un collaborateur change de poste → les droits s’alignent sur le nouveau rôle, et les anciens périmètres sont maîtrisés.
- Départ : le collaborateur quitte l’organisation → les accès liés au poste sont gérés selon les règles de sortie.
- Évolution du rôle : si le poste évolue (nouvelles responsabilités, nouvelles étapes dans un workflow, nouveaux outils nécessaires), l’alignement peut suivre.
Le résultat attendu est simple :
les droits, les outils et les données s’ajustent sans délai, et sans rupture.
7) Ce que la vidéo illustre concrètement
La vidéo associée à cet article montre une approche très pragmatique :
- une situation réelle (une organisation qui bouge),
- une base organisationnelle claire (postes / structure),
- une visualisation dynamique (organigrammes / vues),
- des workflows rattachés aux postes (responsabilités, traçabilité),
- et une gouvernance des accès alignée sur ces postes.
Une organisation qui évolue sans créer de risque
Dans de nombreuses entreprises, le sujet n’est pas “avoir un organigramme”.
Le sujet, c’est : aligner en continu l’organisation réelle, les responsabilités opérationnelles et la gouvernance des accès.
ROK apporte une réponse structurante :
- un cœur organisationnel (“organizational core”) modélisé,
- un who’s who opérationnel,
- des organigrammes dynamiques et multi-critères,
- des workflows no-code pilotés par les postes,
- et une gouvernance des accès qui suit l’évolution des rôles.
Avec ROK, l’organisation peut évoluer sans créer de risque. La gouvernance des accès suit automatiquement.
