ROK solution, véritable hub collaboratif donne un visage au concept d’entreprise sans mail Nous entrons aujourd’hui dans l’ère du zéro e-mail depuis l’émergence de solutions collaboratives de nouvelles générations (DICH) Le mail était avant tout un outil de communication permettant de véhiculer une information, envoyer un message, y répondre et y attacher une pièce utile (fichier). Il était d’accès aisé, où que l’on soit, quel que soit l’appareil que nous utilisions. Universel (tout le monde pouvait avoir une adresse mail) son usage n’avait pas de frontière. Votre messagerie, c’était un peu comme la boite aux lettres de votre domicile. Vous y receviez un nombre croissant de dépliants publicitaires (spam) et mettre un digicode à la porte du hall d’entrée ne garantissait pas qu’un intrus plus malin que les autres ne le force ; il pouvait alors décider de piller votre appartement. Parce que simple d’utilisation, vous étiez tentés de vous en servir à tout propos (pour ne pas dire à tort et à travers), d’en avoir une utilisation abusive ou détournée (mail « bretelle et ceinture »). En outre, nous courrions tous le risque de répondre trop rapidement par un mail mal pensé, entaché de fautes de syntaxes, d’orthographe, ou pire l’adresser à la mauvaise personne. Dans le monde de l’entreprise, la fonction première du mail était de communiquer autour du métier. De part ses avantages, le mail s’était substitué non seulement à toute la communication écrite interne ou externe, mais aussi aux communications orales qui auparavant étaient plus ou moins formelles, etc. Dès lors, le flux de substitution ainsi créé à la volée a généré un nombre de mails absolument ingérables : 100 acteurs participant au closing comptable mensuel d’une entreprise ayant dix centres de profit pouvait générer en une semaine plus de 30.000 mails (si l’on compte les mises en copie, les confirmations de réception …) que venaient surcharger un nombre considérable de pièces jointes. Aujourd’hui, l’utilisation d’une solution collaborative de type Hub digital intégrant un outil de modélisation de workflow est une excellente alternative sous réserve que son maniement soit simple, rapide et libéré d’une gestion de droits trop lourde et contraignante. Le hub collaboratif (DICH) vers lequel s’orientent les solutions d’intelligence collaborative de nouvelle génération répond à tous ces critères, même si ou peut-être parce que ce n’est pas sa seule finalité. Le mail répondait aux trous laissés dans la collaboration par les outils existant, conçus en silos autours de problématiques métiers. Le hub collaboratif met l’homme et non le process au cœur de l’organisation. C’est un changement fondamental dans la manière de coder et approcher le monde de l’IT. ROK solution et son cube digital est un exemple admirable de ce type de solution (DICH) qui a commencé à bouleverser la façon de développer de demain, en cassant les sillos dans l’entreprise mais également avec son écosystème. Les mails permettaient de garder et de retrouver aisément la trace de tous nos échanges, surtout en phase de recherche ou d’échanges alors que les process métiers ne sont pas formalisés, ROK solution a inventé le chat historicisé et raccroché au process en cours. La solution du chat historicisé est aussi bien plus approprié à toutes les communications informelles qui permettent aux collaborateurs de communiquer de façon débridée avec son voisin ses amis autour de la soirée d’hier, du projet de week end … Et comme le coup de fil a aussi du sens, la plateforme de ROK solution intègre la voix sur IP ainsi que la webconf… en utilisant les annuaires d’accès instantanés quel que soit le support. La plateforme collaborative permet de surcroit d’intégrer à la volée tout nouvel arrivant non connu, peut l’identifier, analyse et absorbe dans le flux processé de l’entreprise tout mail arrivant de l’extérieur en créant l’alerte nécessaire. Le mail s’accompagnant souvent de pièces jointes, la solution ROK supporte une GED intelligente et agile afin de stoker et traiter ces pièces. La plateforme collaborative de ROK solution permet également d’envoyer une information structurée au tiers ou à l’organisation via le moyen de communication qu’il utilise, en l’occurrence le mail. Tout ceci est possible grâce à son éditeur de règle en langage naturel qui permet d’intégrer aisément les multiples cas spécifiques qui se présentent. L’échange de mail pouvait résulter de l’émergence d’un projet nouveau (mode projet) pas encore très structuré ; la plateforme collaborative ROK est une excellente alternative car elle offre la possibilité de créer un organigramme projet structuré à la volée, doté de tous les outils de management d’une vraie entreprise (WF, GED, outils de com …). On le voit, une fois que l’on vous présente toutes les fonctionnalités de la plateforme collaborative de ROK solution, supprimer l’usage du mail est relativement simple. Il suffisait de se doter d’outils de wiki, chat, voix et visio sur IP, RSE, ged, wf …. en s’assurant qu’ils soient interconnectés, interopérables, faciles d’accès, de mise en œuvre, de maintenance et d’usage, multi device et agiles (ce qui exclut les solutions autres que le Cloud). C’est tout simplement ce qu’offre ROK Solution et son cube digital. ROK Solution, transforme l’intelligence collaborative et propose l’une des toutes premières « entreprise sans mail » Article paru sur: Voir l’article Voir l’article Voir l’article
Face à la menace grandissante de l’email pour nos entreprises, ROK Solution, outil de diagnostic puissant, est parti en campagne pour sensibiliser nos dirigeants sur l’entreprise sans mail. S’il y a peu de temps le mail était encore perçu comme une preuve d’implication au travail, notamment lors d’envoi tardif, il n’en reste pas moins que son traitement est gourmand en temps et en concentration. La gestion des mails est un facteur de stress indéniable pour tous salariés. L’ORSE (Observatoire sur le Responsabilité Sociétale en Entreprise) souligne que près de 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 mails par jour, et que 65% déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures, alors qu’en réalité ils le font toutes les 5 minutes ! Ce stress est bien sûr entretenu par l’arrivée des Smartphones qui permettent de consulter ses mails n’importe où et à n’importe quelle heure, jusqu’à devenir une addiction ! Cette forme de drogue, que nous appelons « mailisme », est à l’origine de nombreuses dépressions et démissions. Afin de sensibiliser les dirigeants d’entreprises, ROK Solution est parti en campagne durant l’été. Nous avons pu croiser la route de Monsieur X qui a accepté de nous parler de son expérience avec le mailisme, sous couvert d’anonymat. Moi: Bonjour Monsieur X. Merci d’avoir accepté de partager cette douloureuse expérience avec nous. Tout d’abord, pourriez-vous me donner les raisons qui ont motivé votre choix de nous parler ? Monsieur X: Bonjour. Si j’ai décidé de vous parler aujourd’hui, c’est qu’à mon sens il est important d’ouvrir le placard sur une maladie que tout le monde connait, mais que personne n’ose aborder. La loi du silence dans le milieu de l’entreprise est difficile à briser. il faut informer les gens pour que mon expérience ne se renouvelle pas. Vous parlez de loi du silence, mais vous préférez tout de même témoigner sous anonymat. Pourquoi ce choix ? Je travaillais pour un groupe de télécommunication, et bien que je ne fasse plus partie de leurs effectifs, je reste tout de même soucieux de ma sécurité. Bien. Pourriez-vous nous raconter comment tout cela a débuté ? En 2009, j’ai été recruté par ma société. Je travaillais au service financier. Nous travaillions dur mais l’envie était là. Le soir je rentrais chez moi embrasser ma femme et mes enfants, et même s’ils souhaitaient me voir rentrer plus tôt nous étions heureux. Comme tous les salariés, je recevais des mails en nombre tous les jours. Le mailisme s’est glissé insidieusement. Au début je gérais mes priorités, préférais répondre par téléphone aux petites questions anodines. Puis de plus en plus le nombre de mail a augmenté et répondre par téléphone est devenu trop long. Je répondais donc par mail. Mais c’est un cercle vicieux… Plus on envoie de mail, et plus en en reçoit. Si au début la gestion de ma boite de messagerie me prenait 30 minutes par jour, c’est vite monté à deux heures, puis à trois. Vous preniez donc entre deux et trois heures par jour pour répondre à vos mails. J’imagine que ce temps passé a eu un impact sur votre travail, non ? Pas au début. J’avais des responsabilités et des tâches à accomplir. J’ai donc commencé à rentrer de plus en plus tard chez moi, afin de boucler mes journées, et la fatigue a commencé à se faire sentir. Je ne voyais plus beaucoup ma famille à cause de mes horaires, et des tensions sont nées à ce moment chez moi. Avec le recul je comprends que ça ait pu être une période éprouvante pour ma femme qui s’occupait seule des enfants et qui ne me voyait plus. Travaillant dans une boutique, le mail ne lui était que très peu utile. Elle n’a donc pas compris que je lui dise « ce sont mes mails qui m’empêchent de quitter le bureau plus tôt ». Vous rentriez donc à la maison très tard et épuisé. Votre famille commençait à en souffrir. Que s’est-il passé ensuite ? Tout s’est passé très vite. Ma femme m’a offert un Smartphone pour mon anniversaire. Elle pensait que si je gérais les mails à la maison ou dans les transports, je passerais plus de temps avec eux. Mais ça ne s’est pas passé comme ça. Le stress du travail, les exigences toujours plus féroces, ont fait que je ne rentrais pas plus tôt, et qu’arriver à la maison ne signifiait que gérer mes mails par Smartphone ! Et ce parfois des nuits entières. Je vérifiais ma boite mail parfois 10 fois en une heure et à chaque fois je mettais de longues minutes à rédiger mes réponses. Même le weekend je n’étais plus vraiment avec ma famille. J’étais là mais l’esprit était ailleurs. Toujours sur le qui-vive, à attendre le son de réception d’un message. C’est à ce moment-là qu’un Mercredi j’ai reçu le mail de ma femme m’annonçant qu’elle me quittait et partait avec les enfants. Elle ne souhaitait plus avoir un fantôme en guise de mari. C’est là que vous vous êtes rendu compte de votre addiction ? Non pas tout de suite. J’ai continué comme je pouvais et je rentrais encore plus tard ! Mon Smartphone est devenu mon meilleur ami … Je lui parlais !! « Allez répond, répond !! ». Mais c’est à ce moment là que je suis tombé en dépression. Plus rien ne comptait que mes mails et mon travail s’en ai fait ressentir. Plusieurs semaines plus tard, ma hiérarchie m’a fait comprendre que ce n’était plus possible de travailler dans ces conditions, et j’ai été renvoyé. L’entreprise dans laquelle j’étais avait par ailleurs enregistré une baisse de la productivité globale de 30%, et mon cas ne fut qu’un élément de licenciement massif ! Je n’étais pas seul atteint, l’épidémie continuait. Plus de travail, plus de mails, plus rien. Ma dépression s’est encore accentuée. J’ai commencé par surfer sur internet, utiliser les réseaux sociaux et les forums comme je le faisais avec ma boite mail. Je ne mangeais plus, ne dormais plus. J’ai fini par craquer, j’ai fait une mailingite aigüe,
