Optimisation et sécurisation du référentiel fournisseur à l’échelle mondiale

Transdev, acteur mondial de la mobilité durable présent dans plus de 17 pays, a entrepris une transformation digitale stratégique autour de la fiabilisation de son référentiel fournisseur. Avec des entités locales autonomes et des outils hétérogènes, la qualité des données fournisseurs représentait un enjeu critique pour la fluidité et la conformité du processus Procure-to-Pay (P2P).

Pour répondre à ces besoins, le groupe a choisi la plateforme ROK Solution pour déployer une application no-code sur mesure. L’objectif : centraliser, standardiser et sécuriser la gestion des fournisseurs, tout en automatisant les contrôles clés comme la vérification de l’IBAN, la collecte des documents juridiques, ou encore l’intégration aux systèmes ERP.

Grâce à cette approche, Transdev a pu réduire les délais, limiter les erreurs et renforcer la traçabilité des échanges. Le projet s’inscrit dans une dynamique globale d’hyperautomatisation des processus métiers, combinant workflow, RPA et orchestration sans code.

Avant ROK, chaque filiale disposait de ses propres méthodes de création et de suivi des fournisseurs. Résultat : données incomplètes, doublons, risques de non-conformité, et de grandes difficultés à harmoniser le processus à l’échelle du groupe. Grâce à l’application no-code développée avec ROK, Transdev a mis en place une solution permettant de :

• Guider la saisie des données fournisseurs avec des règles de format, champs obligatoires et listes contrôlées
• Automatiser la vérification des informations critiques grâce à l’intégration de modules OCR et RPA
• Déclencher des workflows d’approbation dynamiques, en fonction du type de fournisseur, du pays ou du montant
• Collecter et stocker les pièces justificatives (Kbis, attestations fiscales…) dans un référentiel central
• Valider les demandes via un circuit clair incluant les services achats, finance, juridique, et conformité

Chaque création ou modification est désormais traçable, archivée, et alignée avec les règles internes du groupe, garantissant une gouvernance de la donnée fournisseur robuste et partagée. Ce processus sécurisé participe aussi à l’automatisation des audits internes et de la gestion des risques, en cohérence avec la stratégie globale du groupe.

La solution déployée par Transdev permet de sécuriser l’ensemble du cycle de vie fournisseur, de l’enregistrement initial à l’intégration dans les systèmes de gestion. Chaque étape du processus est tracée, archivée, et soumise à des règles de validation précises, renforçant le contrôle interne et réduisant les risques de fraude.

L’automatisation des vérifications sensibles — comme l’IBAN, le SIRET ou les statuts juridiques — s’appuie sur des technologies combinant OCR et RPA. Ces données sont ensuite intégrées directement dans les ERP complexes, y compris SAP, évitant les ressaisies manuelles et assurant une parfaite continuité des opérations.

Ce dispositif assure une interopérabilité complète avec les systèmes d’information existants, tout en renforçant la conformité réglementaire du groupe. Il s’inscrit dans la stratégie globale de gouvernance IT et automatisation des audits internes, avec une approche rigoureuse de la traçabilité et de la supervision des processus critiques.

L’ensemble repose sur une orchestration sans code accessible aux équipes métiers, qui peuvent ajuster les circuits de validation, les rôles et les contrôles sans dépendre des ressources techniques. Chaque entité conserve une souplesse opérationnelle, tout en s’inscrivant dans un cadre harmonisé défini par le groupe. Cette approche s’appuie notamment sur une gouvernance dynamique des rôles et des identités, soutenue par une structuration claire des flux et des hiérarchies interconnectées au SIRH.

Ce projet illustre concrètement l’approche par orchestration dynamique des rôles, identités et accès, et s’inscrit dans la logique d’optimisation avancée proposée par la version complète de ROK, au service de la performance opérationnelle.

La mise en place de la solution ROK a permis à Transdev de constater rapidement des résultats tangibles à plusieurs niveaux du processus fournisseur :

• Réduction significative des délais de validation : plus de 1 000 demandes fournisseurs traitées chaque mois via l’application
• Élimination des erreurs de saisie, grâce à des règles métiers claires, des champs contrôlés, et des contrôles automatisés
• Traçabilité complète et sécurisée de chaque validation, pièce jointe ou approbation
• Interopérabilité native avec les ERP existants (dont SAP), sans rupture de flux ni double saisie
• Fluidité des interactions entre les équipes achats, finance, IT, juridique, conformité
• Amélioration de la gouvernance IT et valorisation de la démarche digitale auprès des filiales

Au-delà des gains opérationnels, le projet s’inscrit dans une dynamique de transformation digitale accélérée, en ligne avec la vision de ROK : centraliser les flux, automatiser les tâches récurrentes, et sécuriser les accès aux données sensibles.

Le choix d’une plateforme no-code et hyperautomatisée a été un levier stratégique. Il a permis à Transdev de piloter l’évolution de son processus fournisseur en toute autonomie, tout en maîtrisant les règles de conformité, les circuits d’approbation, et les intégrations.

Grâce à la combinaison des modules RPA & connecteurs IA, d’une gouvernance des accès rigoureuse, et d’un moteur d’orchestration unifié, le projet illustre parfaitement la puissance d’une solution pensée pour l’automatisation intelligente, la sécurité des processus et l’agilité des métiers.