Gouvernance documentaire
Le bon document, à la bonne personne, au bon moment, en toute sécurité.
En interne comme en externe, où qu'elle soit. ROK indexe nativement chaque document par tout ce qui caractérise le travail : la place de chacun dans l'organisation (société, site, business unit, fonction...), les flux où il circule (vente, achat, comptable...), les tâches qu'il sert, les outils qu'elles mobilisent, jusqu'au logiciel, et les risques associés. Sans aucune saisie.
Le bon document
multi-indexé sans effort.
À la bonne personne, au bon moment
en interne comme en externe.
Partout, sur tout support
en toute sécurité.
Les entreprises ne manquent pas de documents.
Elles manquent d'orchestration documentaire.
Elles manquent d'orchestration documentaire.
depuis un seul endroit.
Les entreprises ne manquent pas de documents.
Elles manquent d’orchestration documentaire.
depuis un seul endroit.
Les GED stockent. ROK fait circuler. ROK fait circuler.
Comment ROK fait circuler,
et toujours vers la bonne personne.
La gestion documentaire de ROK n’est pas un module de plus : elle naît de deux moteurs éprouvés, mis au service d’un usage simple.
ROK fait circuler
Moteur de BPM : le parcours du document se décrit en no-code, assisté par l’IA. Routage par règles, sollicitation de la bonne personne à chaque étape, annotations qui déclenchent la suite, conditions et exceptions.
X X
ROK connaît votre organisation
Organigramme vivant : sociétés, sites, postes, fonctions, flux. Qui est qui, et à quelle place dans l’organisation.
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Une gestion documentaire supérieure
Le bon document, à la bonne personne, au bon moment, sur le bon support.
Le document circule par le flux, et sait toujours à qui s'adresser parce que ROK connaît la place de chacun. Il est ainsi nativement indexé par l'organisation et les flux, sans aucune saisie. Il est ainsi nativement indexé par l'organisation et les flux, sans aucune saisie.
Le document circule par le flux, et sait toujours à qui s’adresser parce que ROK connaît la place de chacun.
Il est ainsi nativement indexé par l’organisation et les flux, sans aucune saisie.
Le document hérite de tout,
automatiquement.
On ne cherche pas un document dans un dossier : on le retrouve par son contexte. L'arborescence reste possible, mais facultative. L'indexation est sans limite : L'arborescence reste possible, mais facultative. L'indexation est sans limite :
On ne cherche pas un document dans un dossier : on le retrouve par son contexte.
L’arborescence reste possible, mais facultative. L’indexation est sans limite :
Qui
personne, fonction
Quel flux
vente, achat, compta…
Quelle tâche
activité exécutée
Quel outil
logiciel (SAP…)
Quelle société
site, business unit
Quel poste
rôle
Quel risque
criticité
...sans limite
tout critère utile
L'IA, au bon endroit
D'autres ajoutent de l'IA pour réindexer des documents jamais classés.
Chez ROK Index, ils sont déjà multi-indexés par l'organisation & par les flux.
Et l’IA, nous l’utilisons là où elle crée de la valeur : lire à l’intérieur d’un document pour alimenter un processus. Exemple, dans un flux de recrutement, déposez un CV et une lettre de motivation : ROK identifie le profil, en extrait le nom, les coordonnées et les compétences, et pré-remplit le formulaire de l’étape suivante.
Tout ce qu'on attend d'une GED performante,
et ce que ROK en fait.
Quinze familles, chaque critère, sa signification et la réponse de ROK.
Cliquez sur une famille pour la déplier.
La sécurité suit la fonction,
en temps réel.
L’accès naît et meurt avec la fonction, jamais avec la personne. La même rigueur que pour vos accès informatiques, appliquée à chaque document.
La sécurité par la fonction |
01 · Principes
Quatre garanties appliquées à chaque document, en temps réel.
Accès par la fonction
Zéro droit résiduel
Chiffrement & MFA/SSO
Traçabilité complète
Pour tout votre écosystème |
02 · Écosystème
Le bon document atteint la population concernée, et seulement elle.
Collaborateurs internes
chacun voit les documents de sa fonction.
Partenaires & prestataires
un accès externe limité à leur mission.
Membres & réseau
la bonne population reçoit le bon contenu.
Toujours en sécurité maximale
retiré dès que la fonction ou la mission s’arrête.
On ne remplace rien, on le coiffe. |
03 · Sources couvertes
ROK a sa propre GED, mais peut aussi piloter les vôtres (intranet, extranet, autre GED) sans rien déplacer, en y ajoutant cette sécurité dynamique, en temps réel.
GED ROK
stockage natif sur Azure.
Vos GED actuelles
SharePoint et autres, pilotées.
Intranet
diffusion sécurisée.
Extranet
tiers, partenaires, membres.
Le même moteur |
ROK applique à vos documents l’intelligence qu’il applique déjà à vos droits informatiques.
Un droit informatique
= Tâche → Rôle → Processus
Un document
= Tâche → Rôle → Processus
Éprouvé à grande échelle,
sur une plateforme mûre.
HSBC
Banque · Réglementation · 7 000 agents
Toute la base documentaire réglementaire, plusieurs milliers de procédures. Ségrégation front / back office, validée par la cybersécurité HSBC et un audit externe.
Coface
Assurance-crédit · Risques
Gestion des risques et des réclamations : chaque expert ne voit que ses dossiers. SharePoint conservé comme stockage, gouverné par ROK.
Novares
Industrie · RH & ventes · 21 pays
Recrutement : lecture des CV et pré-remplissage des dossiers. Pilotage du processus de vente sur l’organigramme vivant.
Transdev
Mobilité · Achats · 300 entités
Contrats fournisseurs : ~1 000 par mois portés par le flux ; lecture OCR des RIB et mise à jour de l’ERP.
12 ans
de R&D et de production continue sur la plateforme
30 000
utilisateurs gouvernés sur un même déploiement
28 pays
couverts par un déploiement international
milliers
de procédures et de documents gouvernés et pilotés
Organisation vivante
Flux métier & relationnels
Droits en temps réel
No-code
Lecture & extraction par IA (LAD)
Le bon document, à la bonne personne, en toute sécurité, où qu'elle soit.