Une arrivée, une mobilité interne ou un départ peut sembler être un événement simple : une information change dans le SIRH, puis les équipes concernées appliquent les actions nécessaires.
Dans la réalité, le même mouvement doit souvent être répercuté dans plusieurs systèmes :
– le SIRH ;
– les annuaires et solutions IAM ou IGA ;
– l’ITSM ;
– l’ITAM ;
– les ERP et applications métier ;
– les outils documentaires ;
– les workflows de validation ;
– les outils utilisés par les managers, les RH, l’IT et la sécurité.
Chaque outil remplit correctement sa propre fonction. Pourtant, les comptes, les accès, les équipements, les responsabilités, les documents et les validations ne suivent pas toujours au même rythme.
Le problème ne vient donc pas nécessairement des outils. Il vient de l’absence d’un contexte organisationnel commun capable de les relier.
Le cycle de vie collaborateur ne se limite pas au SIRH
Le SIRH constitue naturellement le point de référence pour les données RH. Il connaît généralement la personne, son poste, son manager, son établissement, son contrat et son statut.
Mais une modification dans le SIRH ne suffit pas toujours à déclencher toutes les conséquences opérationnelles du mouvement.
Lorsqu’un collaborateur arrive, il faut par exemple :
– préparer ses comptes ;
– lui attribuer les bons accès ;
– commander ou affecter ses équipements ;
– transmettre les documents nécessaires ;
– informer son manager ;
– demander certaines validations ;
– l’intégrer aux bons processus et applications.
Lors d’une mobilité, il faut ajouter de nouveaux droits, mais aussi identifier ceux qui ne sont plus justifiés.
Au moment d’un départ, il faut révoquer les accès, fermer ou transférer les comptes, récupérer les équipements, réattribuer les responsabilités et conserver la preuve de chaque action.
Le SIRH connaît l’événement RH. Il ne pilote pas nécessairement toutes les opérations qui en découlent.
SIRH, IGA, ITSM et ITAM : quatre outils, quatre périmètres
Le SIRH connaît la situation RH
Le SIRH enregistre les informations relatives au collaborateur :
– son identité ;
– son poste ;
– son responsable ;
– son site ;
– son contrat ;
– son arrivée, sa mobilité ou son départ.
Il est indispensable, mais ne gère pas toujours les comptes applicatifs, les équipements, les accès physiques ou les populations externes.
L’IGA gouverne les identités et les droits d’accès
Une solution IGA permet de répondre à des questions essentielles :
– qui a accès à quoi ?
– pourquoi cet accès a-t-il été attribué ?
– est-il encore justifié ?
– qui l’a demandé et validé ?
– quand doit-il être revu ou révoqué ?
La gouvernance des identités et des accès (IGA) joue donc un rôle déterminant dans la création, la modification, la revue et la suppression des droits.
Elle ne pilote toutefois pas nécessairement l’intégralité de l’onboarding, des équipements, des documents, des tâches métier ou de l’information des managers.
L’ITSM traite les demandes et les tickets
L’ITSM organise le traitement des demandes adressées à l’IT :
– création d’un compte ;
– attribution d’un accès ;
– installation d’un logiciel ;
– préparation d’un équipement ;
– résolution d’un incident.
Il structure les opérations, mais intervient souvent après la création d’un ticket. Il ne dispose pas toujours du contexte complet expliquant pourquoi une personne change de rôle, de périmètre ou de responsabilités.
L’ITAM suit les équipements et les actifs
L’ITAM permet de connaître les équipements affectés à une personne :
– ordinateur ;
– téléphone ;
– écran ;
– licence ;
– matériel spécifique ;
– autres actifs numériques ou physiques.
Il sait quel actif est attribué, mais pas toujours quel mouvement RH ou organisationnel doit en déclencher l’affectation, la modification ou la restitution.
Ces quatre catégories sont donc complémentaires. Aucune ne possède nécessairement, seule, l’ensemble du contexte requis pour piloter le parcours de bout en bout. La page ROK Lifecycle présente précisément cette répartition entre SIRH, IGA, ITSM et ITAM.
Pourquoi les ruptures persistent-elles entre les outils ?
Chaque application possède sa propre représentation de l’organisation
Un poste peut être défini différemment dans le SIRH, l’annuaire, l’ERP, l’outil IAM et les applications métier.
Les intitulés, groupes, profils et règles d’accès se multiplient. Lorsqu’une personne change de fonction, chaque équipe doit interpréter le mouvement puis le traduire dans son propre système.
Les droits sont encore trop souvent rattachés aux personnes
Un accès peut être parfaitement justifié le jour où il est attribué.
Il devient pourtant excessif lorsque la personne :
– change de poste ;
– quitte un projet ;
– rejoint une autre entité ;
– devient manager ;
– termine une mission temporaire.
Si le droit reste associé à la personne plutôt qu’au rôle réel qu’elle exerce, les accès s’accumulent progressivement.
Les actions ne sont pas exécutées au même moment
Le SIRH peut être mis à jour immédiatement tandis que :
– l’équipement est préparé plusieurs jours plus tard ;
– le compte est créé après l’arrivée ;
– les anciens accès restent actifs ;
– la documentation n’est pas transmise ;
– le nouveau manager n’est pas informé ;
– les preuves sont reconstituées après coup.
Le mouvement est unique, mais ses conséquences sont réparties dans le temps et entre plusieurs équipes.
Les prestataires échappent souvent au parcours standard
Les prestataires, freelances, stagiaires, alternants et partenaires ne sont pas toujours gérés de la même manière que les salariés.
Ils peuvent ne pas figurer dans le SIRH ou y apparaître avec des informations limitées. Leurs accès sont alors créés à partir d’un email ou d’un ticket, sans rôle clairement défini ni date de fin automatiquement exploitable.
Les preuves restent dispersées
En cas de contrôle, il faut retrouver :
– la demande initiale ;
– la validation du manager ;
– la justification du droit ;
– la date de création ;
– les éventuelles modifications ;
– la preuve de révocation.
Ces informations existent souvent, mais dans plusieurs outils. L’audit devient alors un travail de reconstitution.
Le chaînon manquant : le contexte organisationnel
Pour relier efficacement les outils, il faut une source commune capable de décrire l’organisation réelle.
Cette source ne doit pas seulement indiquer le nom du collaborateur et son manager. Elle doit permettre de comprendre :
– son poste ;
– son rôle ;
– son entité ;
– son site ;
– ses responsabilités ;
– ses rattachements hiérarchiques et fonctionnels ;
– son périmètre d’action ;
– la durée éventuelle de sa mission.
C’est le rôle de l’organigramme vivant.
Contrairement à un organigramme statique, il ne sert pas uniquement à représenter la structure. Il devient une source opérationnelle capable de relier les personnes, les rôles, les processus, les droits et les validations.
Lorsqu’une donnée organisationnelle change, cette modification peut devenir un événement déclencheur pour les outils concernés.
ROK s’appuie sur ce principe : l’organigramme vivant, synchronisé avec le SIRH et les annuaires, devient le socle commun des processus, des accès et de la conformité.
De l’approche « application d’abord » à l’approche « organisation d’abord »
Dans une approche classique, chaque application définit :
1. ses propres utilisateurs ;
2. ses propres rôles ;
3. ses propres règles ;
4. ses propres droits ;
5. ses propres circuits de validation.
L’organisation doit ensuite maintenir la cohérence entre ces différentes représentations.
Dans une approche organisation-centrique, l’ordre est inversé :
1. l’organisation réelle est modélisée ;
2. chaque personne est rattachée à un poste et à un rôle ;
3. les processus identifient les bons acteurs depuis cette source ;
4. les droits découlent des responsabilités réelles ;
5. les modifications restent traçables.
L’objectif n’est pas de créer une nouvelle base isolée. Il est de fournir aux outils existants un même contexte organisationnel.
Pourquoi rapprocher BOAT et IGA ?
Les technologies d’automatisation ont longtemps été réparties entre plusieurs catégories : BPM, workflow, RPA, low-code, intégration et gestion documentaire.
Gartner regroupe désormais une partie de ces capacités dans la catégorie BOAT, pour *Business Orchestration and Automation Technologies*. Ces plateformes cherchent à unifier l’orchestration des processus, la connectivité, l’automatisation et les nouvelles capacités liées à l’IA.
Mais automatiser une action ne suffit pas.
Il faut également savoir :
– qui peut la réaliser ;
– qui doit la valider ;
– quelles données peuvent être consultées ;
– quels droits sont nécessaires ;
– quelles règles de séparation des tâches doivent s’appliquer.
C’est là qu’intervient l’IGA.
Les deux approches répondent donc à des questions complémentaires :
– BOAT : que doit-il se passer ?
– IGA : qui peut faire quoi ?
ROK relie ces deux logiques au même socle organisationnel. Les workflows et les droits ne sont plus configurés séparément : ils peuvent découler du même poste, du même rôle et du même mouvement réel.
À quoi ressemble un cycle réellement orchestré ?
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Mouvement
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Changement organisationnel
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Actions pouvant être déclenchées
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|---|---|---|
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Arrivée
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Création du collaborateur et rattachement à un poste
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Comptes, accès, équipements, documents, tâches, validations
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Mobilité
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Nouveau poste, rôle, site ou manager
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Retrait des anciens droits, attribution des nouveaux, mise à jour des responsabilités
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Départ
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Désactivation du poste ou fin de contrat
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Révocation des accès, récupération des équipements, transfert des tâches, archivage des preuves
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Prestataire
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Mission, sponsor, périmètre et durée définis
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Accès temporaires, validations, date d’expiration, contrôles et révocation automatique
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L’orchestration ne consiste pas uniquement à exécuter ces actions plus rapidement.
Elle doit également garantir que :
– la bonne règle a été utilisée ;
– la bonne personne a validé ;
– le bon accès a été accordé ;
– l’ancien droit a été supprimé ;
– chaque décision reste explicable et vérifiable.
Faut-il remplacer le SIRH, l’IAM ou l’ITSM ?
Non.
Une stratégie d’orchestration ne doit pas imposer une refonte complète du système d’information.
Le SIRH peut rester la référence pour les données RH. L’IGA continue de gouverner les accès. L’ITSM traite les demandes. L’ITAM suit les équipements. L’ERP, la GED et les applications métier conservent leurs fonctions.
ROK intervient comme un socle d’orchestration organisationnel permettant de relier ces systèmes à la structure réelle de l’entreprise.
Une arrivée, une mobilité ou un départ devient ainsi un événement partagé plutôt qu’une succession de demandes isolées.
ROK est conçu pour s’intégrer au système d’information existant, notamment aux SIRH, ERP, SAP, CRM, GED, ITSM, annuaires et applications métier, sans imposer leur remplacement.
Quels bénéfices attendre ?
Moins de tickets et de ressaisies
Les actions peuvent être générées depuis le mouvement initial, sans demander à chaque équipe de recréer manuellement le contexte.
Des accès mieux alignés avec les rôles réels
Une meilleure gestion des mobilités
Une prise en compte des populations externes
Une traçabilité continue
Une meilleure coordination entre RH, IT et sécurité
Novares : 11 workflows du cycle collaborateur en production
Chez Novares, l’organigramme vivant est devenu un socle opérationnel déployé à l’échelle internationale.
La solution couvre notamment :
– l’onboarding ;
– les mobilités ;
– les départs ;
– l’export vers le SIRH ;
– la gestion des contrats temporaires.
Novares utilise aujourd’hui 11 workflows du cycle collaborateur dans 21 pays. Le cas présenté par ROK concerne une organisation de 6 000 collaborateurs, avec des validations RH réalisées en 24 heures.
La valeur ne réside donc pas dans l’automatisation d’une tâche isolée.
Elle réside dans la capacité à conserver un même modèle organisationnel entre les rôles, les workflows, les accès et les responsabilités, malgré les changements de l’entreprise.
Comment diagnostiquer votre propre parcours ?
1. Quel événement déclenche le mouvement ?
2. Quels outils doivent être mis à jour ?
3. Qui doit intervenir ou valider ?
4. Quelles actions restent manuelles ?
5. Quelles preuves devez-vous conserver ?
Déterminez comment retrouver la demande, la justification, la validation, l’attribution et la révocation.
Cette analyse permet de distinguer trois types de problèmes :
– un problème de données ;
– un problème de coordination entre les outils ;
– un problème de gouvernance et de responsabilité.
Vers un cycle de vie collaborateur réellement piloté
Le cycle de vie collaborateur ne doit pas devenir un outil supplémentaire.
Il doit devenir un flux commun entre les RH, l’IT, la sécurité, les managers et les applications existantes.
Le SIRH connaît le mouvement.
L’IGA gouverne les droits.
L’ITSM organise les demandes.
L’ITAM suit les équipements.
L’organigramme vivant fournit le contexte qui permet de relier l’ensemble.
Lorsqu’une personne arrive, change de rôle ou quitte l’entreprise, les bonnes actions peuvent alors être déclenchées pour la bonne personne, dans les bons outils et avec les bonnes preuves.
Vous avez un onboarding fragmenté, une mobilité qui prend plusieurs semaines ou un départ difficile à sécuriser ?
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Questions fréquentes
Un SIRH peut-il piloter seul le cycle de vie collaborateur ?
Quelle différence entre IAM et IGA ?
Pourquoi l’ITSM ne suffit-il pas ?
Qu’est-ce qu’un organigramme vivant ?
Faut-il remplacer les outils existants pour automatiser le parcours ?
Non. L’objectif est de relier le SIRH, l’IGA, l’ITSM, l’ITAM, les ERP, la GED et les applications métier à un contexte organisationnel commun.
Comment éviter les comptes orphelins après un départ ?