Produire un arrêté comptable mensuel complet dans des délais de plus en plus courts (fast closing) est devenu un enjeu important pour bon nombre de directions financières.
Au delà de toute considération réglementaire, dans un contexte économique en perpétuel changement, le fast closing a pour objectif de fournir aux opérationnels et à la direction financière des informations essentielles à la prise de décision, dans des délais de plus en plus courts et à un niveau de précision toujours plus important.
Cette exigence de rapidité et de qualité nécessite de travailler différemment, en anticipant beaucoup plus les activités de clôture, en maîtrisant le processus de clôture de bout en bout dans les moindres détails et en collaborant avec les directions opérationnelles – qui sont elles-mêmes très souvent sur le chemin critique de la clôture comptable.
Le Fast-Closing, de nombreux Directeurs Financiers y pensent, mais ne savent pas comment y aller.
Voici quelques conseils issus de témoignages clients sur le fast closing:
- Identifiez les processus, les acteurs, les circuits d’information, les applications et les documents impliqués dans le processus de clôture.
- Faites un diagnostic complet et identifiez : les goulots d’étranglement, les activités sans valeur ajoutée, les activités qui pourraient être réalisées en amont, les problèmes de coordination, de systèmes d’information ou encore de documents.
- Vous n’arrivez pas à faire 1 & 2 ? Ce n’est pas grave, de toute façon vous savez déjà ce qui coince. Et si vous repartiez du processus de clôture idéal ? Oui… celui dont vous rêvez et qui se termine à J+3…
- Repensez vos processus fast closing en les simplifiant, comme si vous étiez moins nombreux, que vous parliez la même langue, que vos systèmes d’information fonctionnent enfin et que vous partagiez les mêmes objectifs (vraiment ?!).
- La technologie est là pour vous aider, vos processus vont pouvoir être pilotés, suivis et améliorés en plein vol. Les informations dont vous dépendez vont pouvoir être disponibles avant même que la clôture ne démarre (états de stocks, engagements, factures, coûts salariaux, petits arrangements sur les interco…).
- Essayez, mesurez, améliorez et engagez vous dans une optimisation durable de la clôture comptable. Peut être qu’un jour, la clôture deviendra temps réel… Pour le moment, vous êtes déjà en fast closing
ROK Solution peut vous aider à mettre en place une démarche de fast closing sur de nombreux aspects :
- ROK Solution permet très rapidement d’intégrer votre organisation et vos processus, systèmes, gestion électronique de documents – votre référentiel métier (Integrated Management System diraient les anglais) – vous disposez très rapidement d’une solution vous permettant de réaliser 1 & 2 de votre projet de fast closing.
- Vos processus peuvent être réalignés, re-dessinés très facilement : vous pouvez réellement vous concentrer sur qui-quoi-quand et déployer de nouveaux modes de collaboration en un clic. Comment est-ce possible : ROK Solution intègre les outils les plus avancés en terme de modélisation de processus et gère les accès au contenu que vous créez intelligemment grâce à son moteur de droit ROK3 TM
- Fini les longues soirées sur Aris, Mega ou encore Visio… Ces outils vous font perdre du temps, ils sont compliqués et ne se basent pas sur la réalité de votre organisation, ils ne vous servent plus – rendez les licences, vous ferez des économies.
- Prenez les commandes de votre processus de clôture fast closing, lancez vos processus, l’ensemble des acteurs concernés recevront leurs tâches sur leur tableau de bord ROK Solution (ou par email si vous le souhaitez)
- Chaque tâche porte en elle l’ensemble des informations utiles à sa réalisation : règles métier, instructions, accès aux ERP, documents GED, droits d’accès et communication vers les autres acteurs concernés.
Vous supervisez la clôture et visualisez en temps réel l’avancement et les difficultés de vos collaborateurs. Vous intervenez pour aider vos collaborateurs sur les tâches délicates et relancez les retardataires.
Vous mesurez les KPIs, identifiez les améliorations à apporter à vos processus et déployez ces améliorations en quelques clics… Vous êtes aux commandes.
